文档是企业的知识财富和智力资源最为重要的载体。有研究表明:企业70%日常运作必须同各类文档(包括纸质和电子)联系在一起;企业内80%知识和信息是以文档的形式存在;应用文档所产生的人工费占总人工费的40%!占企业总收入的15%。由此可见,良好的企业文档资源管理,就是良好的企业财富管理。
然而在我们日常工作中,很多公司员工會遇到以下文档管理方面的问题:
资料丢失
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情况1: |
硬盘损坏或感染病毒而丢失大量重要文档,令很多工作得重新开始。 |
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情况2: |
员工离职了,可以不留痕迹地带走手头上很多企业机密资源。 |
查找困难
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情况3: |
一份工程图纸,有数十个版本,而且图纸逐渐变黄、字迹日渐模糊,查找使用十分困难。 |
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情况4: |
原材料的变动,供应商的报价单经常调整,如要参考之前的价格,好比大海捞针。 |
文件分发效率低
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情况5: |
起草了一个新的项目规划,发给了市场部、开发部、售后服务部的20多人,每一次更新都必须重新发一次,浪费大量时间和资源。 |
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情况6: |
重要的机密文件只有收件人亲自签收才能发放。 |
共享困难
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情况7: |
异地分公司之间,企业资源只能依赖邮箱、传真等分散沟通工具。 |
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情况8: |
出差在外,储存在公司服务器上的重要资料都无法使用。 |
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情况9: |
难以控制不同资源在不同层次、不同权限人员上的开放程度。 |
慧图科技作为香港知识管理市场上的早期研究者,以人们在日常文档使用上遇到的问题为根本,针对不同级别的用户群体,开发了一系列产品。其中快图档是一套企业级文档管理系统,凭借它全面方便的功能,加上极高的安全性和先进技术,解决多个文档管理方面的难题。
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