部门现状

        对于很多加工制造性企业来说，生产产品我们通常要准备原材料、生产设备、生产工人、产品模型等等。在社会化分工这个大浪潮的推动下，很多企业都集中精力于生产的某一环节，将原材料准备或其它环节外包给其它企业。因而采购部门就在这个大浪潮的推动下，逐渐普及并日渐专业化。

        采购部门由于牵涉业务范围广，它需要同其它多个部门联系，要做好采购业务必须同其它多个部门保持良好的合作关系。

	管理部门：	原材料、零部件的采购成本直接关系产品的成本，而产品的生产成本就是产品的竞争力。因而它受公司管理层的关注。
	销售部门：	给客户报价、预估货物的交货期等等，我们必须同采购部门进行沟通。
	生产部门：	经常同采购部门沟通有关产品的生产计划、物料需求计划，从而保证按时交货。
	质管部门：	品管知识、品质标准、物料验收等质管部门都必须传授给采购人员，才能确保最终产品的质量。
	仓储部门：	为了节省成本，减少库存，各供应商的交货期、交货数量等必须及时同仓储部及时，才能保证生产顺利进行，保证原材料有地方可放。
	财务部门：	财务部门审批与否决定这次采购是否最终进行。

文档问题

        采购部门同其它各部门的联系除了电话，最主要的应该还是靠邮件、纸质文档传递的方式进行。采购部门会面临以下文档管理难题：

*	工厂分散在各个地区，但所有供应商、采购资料都集中到总厂进行统一储存；
*	文件类型包括：供应商概况、签署的合同、保证书、承诺书、说明书、规格书、培训文档、部门内部通告和一些原材料的相关测试报告等；
*	不完全统计说明书和测试报告，大概有2500-3000份/月；
*	文件的共享都是靠手工、复印完成；
*	供应商资料更新快，在仓库里可能同时存在几个版本，很难判断是不是最新的；
*	因信息更新延迟，每年都要遭受巨大的损失。

        针对采购部门在文档管理存在的这些难题，以及采购部门在企业中的重要地位，我们慧图科技开发了一套完善的文档管理解决方案。它是基于浏览器/服务器（B/S）架构，提供一个文档资源的共享、交流平台，让其它各部门同事可以及时掌握各种资讯。

成功案例

某大型玩具生产商

基本背景：

企业类型：

大型股份集团公司

公司规模：

在大陆有6间分厂，1500余名管理人员﹑各类专业技朮人员及近30000余名生产人员﹐是为全球6大玩具制造商之一

主营产品或服务：

高级电子﹑毛绒和塑料玩具及礼品的生产与加工

公司的地理分布：

总部设立在香港，在深圳横岗、东莞清溪、郁南都有自己的工厂

公司现使用的系统：

金蝶财务软件、Oracle数据库、考勤系统等

文档管理面临得问题：
*	在大陆就有四个工厂，所有采购部门资料都集中放在总厂进行管理；
*	不完全统计说明书和测试报告，大概有2500-3000份/月；
*	归档过程中丢失、破损、缺页等现象；
*	文件的分发只能靠复印并签收来完成，信息传递速度慢；
*	每年耗费100万多份复印纸张，成本极高；
*	多个部门要使用采购部的文档，包括QA、生产部门、工程部门等。

慧图的解决方案：
        在四个分厂都设立一个快图像扫描录入平台，在总厂安装快图档－文档管理服务器，各分厂的扫描后的资料自动上传到快图档。同时我们通过权限设置将采购部门的不同资料共享给不同部门的同事，他们只需要一个浏览器就可以查询供应商资料、材料报价等等。

给客户带来的效益：
*	复印纸张减少了三分之二，为公司节省了大量的办公成本；
*	完全杜绝了因借阅带来的文件丢失；
*	文件上传助理（DTA）自动归类文档，大大提高了员工工作效率；
*	原材料价格、交货期等及时更新，减少意外损失。