部门现状

        随着市场经济模式运作逐渐完善，社会的供给能力也得到了很大提高，企业之间的竞争愈演愈烈，商品市场也逐渐由买方市场所主导。企业要想在这个买方主导的市场处于不败之地，就必须以市场的需求为根本出发点。更新产品的设计，提供新的功能，推出新一代产品是我们赢得市场的必然做法。
        工程部门作为企业产品设计、研发的主导团队，掌握了企业的核心技术，都堪称企业的“心脏”。从产品的最初设计、版本更新、功能增加、质量监控到生产指导，每个环节都会产品大量的产品设计图纸、技术说明资料。

        一般来说主要有以下重要资料：产品设计图纸、说明书、任务书、施工组织设计文件、合同文本、概预算书、技术交底记录、工程变更文件、工艺流程 、技术说明资料 、政府文件或规划、ISO相关文档、维护记录及报告等。

文档问题

面临主要的问题：
*	设计图纸是企业的核心技术，安全性至关重要；
*	文件版本控制、只允许部门授权员工共享；
*	信息沟通慢，经常影响设计、工程项目实施得进度，并导致额外的成本支出；
*	设计文件的安全审批、发布困难，成本高；
*	工程部的文件资料非常多，储存的时间要比较长，并且要有好的储存环境。

成功案例

某大型玩具集团

基本背景：
	企业类型：	大型股份集团公司
	公司规模：	在大陆有6间分厂，1500余名管理人员﹑各类专业技朮人员及近30000余名生产人员﹐是为全球6大玩具制造商之一。
	主营产品或服务：	高级电子、毛绒和塑料玩具及礼品的生产与加工。
	公司的地理分布：	总部设立在香港，在深圳横岗、东莞清溪、郁南都有自己的工厂。
	公司现使用的系统：	金蝶财务软件、Oracle数据库、考勤系统等。

工程部门在文档管理上存在的问题：
*	文档资料大量采用纸质进行管理，占据了大量的办公空间，管理成本很大；
*	所有文档资料各自保管，存放杂乱；
*	手工传递文件，费时费力，工作效率低；
*	查找文件资料非常困难，异地使用文档成本高；
*	文件管理不安全，内部员工访问得到很多机密或敏感的资源；
*	文件管理不规范，格式混乱，不符合ISO等管理标准的要求。

提供的解决方案：
        通过虹光高速扫描仪迅速将工程部门所有的纸质资料电子化，特别是大量历史设计图纸，然后将所有的文件导入到快图档进行集中管理，从而文档的快递、查閲都是都在該文档管理中心进行。

对该企业工作流程的改进：
*	新文件的产生。     之前：文件制作→复印→手工传送领导审核→手工归档→复印→发送     现在：文件制作→领导审核→文控归档→用户自动接受
*	文件的使用。     之前：提出申请→领导审批→文控中心核实→借阅文件→归还文件     之后：登陆快图档→查找文件
*	文件版本更新。     之前：提出申请→领导核准→制作新文件→复印→手工传送有关领导审核→手工归档→复印→发                 送→收回旧版本     之后：新版本→送有关领导审核→文控归档→版本自动更新并保存旧版本

该企业所获得的明显效益：
*	文件电子化管理，为公司腾出了办公空间；
*	电子化管理，节省了60％以上的管理成本；
*	统一管理，实现了文件管理的规范化，流程化并具备良好的安全性；
*	文件查找方便、高效，大大提高了工作效率；
*	文件的版本能得到有效管理、及时更新，杜绝了以前因版本造成的损失。