慧图科技（深圳）有限公司

部门现状

船务部门是企业同海外市场沟通的窗口。由于时空的限制，海外客户、进出口企业每次交易都必须准备大量证明材料来保证贸易的顺利、公平进行。这些证明材料一般都需要第三方的协助才能完成，例如，产品产地证明、重量、数量证明，客户的信用状况证明及信用证审批的相关材料等等。除此之外，船务部门还要准备进出口报关、货物运输、货物保险等等。

一般船务部门主要有以下类型的文档：进出口报关单证、信用证审批材料、品质检验单、船期资料、产地证明、货物数量证明相关资料、装箱单、货运公司资料等等。

文档问题

船务部门通常面临哪些主要问题：
*	一套完整的出口文件包含的内容多，每套有几十份清单；
*	出口文件不同部分由不同部门负责，手工查询、汇总浪费大量的时间；
*	信用证审批周期长，大部分时间都耗费在文件的传递上；
*	船务部门设置了几名专职人员来满足不同部门的查询需求，包括船务部门、财务部门、营销部门等；
*	不同地区，例如香港、大陆统一经营，但纸质文档却只能分开管理，无法共享。

慧图科技研发出的快图档－－文档管理系统，提供基于Web查询/复合文件/条形码识别/表格内容自动录入/多层次的权限控制，全方位满足船务部门文档管理的需要。

成功案例

某某跨国集团

企业概况：
	企业类型：	大型生产型企业
	公司规模：	高级家居装修工具及建筑工具的世界级供应商，全球员工超过25000名
	主营产品或服务：	设计、生产及销售电动工具、户外园艺电动工具、地板护理产品、太阳能照明、激光及电子量度仪等
	公司的地理分布：	总部设立在香港，中国东莞是最大的生产基地，在香港、中国、美国、英国、德国等国家设有研发及市场推广中心
	公司现使用的系统：	使用了Oracle的ERP

面临的主要问题：

船务部门在香港、东莞都有，香港会计部门要对内地分厂出口文件进行监督都必须出差到东莞，监督的成本太高。每个月有200多套，每套几十份文件清单。信用证审批周期过长，销售额很难提高。船务部门设置了几名专职人员来满足不同部门的查询需求，包括船务部门、财务部门、营销部门等等。香港、内地统一经营，但纸质文档却分开管理，无法统一共享。

慧图科技提供的解决方案


两地船务文件共享架构图

给企业带来的益处：
*	深港两地的船务文档都统一、规范地管理起来了；
*	权限设置，很好地解决了文档共享和信息保密之间的矛盾；
*	部分工作可以由大陆的同事来完成，为公司节省了劳动力成本；
*	船务部门实现了无纸化快速查询，大大提高了工作效率；
*	纸质文件仓库储存，节省了很多办公室空间。